Odpowiadając na zapytanie poselskie Pani Poseł Mirosławy Nykiel w sprawie skrócenia czasu przechowywania dokumentów pracowników (zapytanie nr 6215), uprzejmie wyjaśniam, że do prezentowania stanowiska Rządu w toku prac parlamentarnych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (druk nr 1995) został upoważniony Minister Rozwoju i Finansów. W związku z powyższym przekazuję odpowiedź na ww. zapytanie poselskie, uzgodnioną z Ministrem Rozwoju i Finansów.
Rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (druk sejmowy nr 1995) wpłynął do Sejmu RP w dniu 6 listopada br. Art. 11 projektowanej ustawy przewiduje, że jej przepisy wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.
Obciążenia związane z zatrudnieniem pracownika, w tym koszty 50 – letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, od lat były wskazywane przez przedsiębiorców jako jedna z głównych barier biurokratycznych prowadzenia działalności gospodarczej. Przeprowadzone przez resort gospodarki w 2010 r. badanie: „Pomiar obciążeń administracyjnych w przepisach prawa gospodarczego” wykazało, że roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wyniosły 117 mln zł. Uwzględniając zmianę wartości pieniądza w czasie, koszt ten w 2017 r. wynosi ok. 130 mln zł. Wyniki badania wpłynęły na podjęcie decyzji o dokonaniu szczegółowej analizy celu długoletniego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustalono, że głównym powodem jest konieczność przedłożenia, wraz z wnioskiem o przyznanie świadczenia emerytalnego albo rentowego, dowodów potwierdzających okres zatrudnienia oraz wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. Pracodawca ma więc obowiązek przechowywać przez 50 lat dokumentację pracowniczą, tak by po latach wydać byłemu pracownikowi stosowne zaświadczenie dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Istotnym problemem dla byłych pracowników jest fakt, że stosunkowo często po zakończeniu działalności przez pracodawcę nie można ustalić miejsca przechowywania dokumentacji pracowniczej, a brak dowodów może wpłynąć na obniżenie wysokości otrzymywanego świadczenia.
W wyniku powyższych ustaleń Ministerstwo Rozwoju podjęło współpracę z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w celu wypracowania rozwiązania, które poprawi sytuację pracowników poprzez zgromadzenie niezbędnych do przyznania świadczenia emerytalnego danych na koncie pracownika, a jednocześnie zmniejszy zakres obowiązków pracodawców. Przedłożony projekt ustawy stanowi efekt wspólnych prac.
Odnośnie pytania dotyczącego bezpieczeństwa magazynowania akt pracowniczych tylko w formie elektronicznej uprzejmie wyjaśniam, że jednym z podstawowych założeń projektu ustawy (druk 1995) jest zagwarantowanie rozwiązań bezpiecznych dla korzystających z nich osób. Dlatego też kwestia właściwego zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej była szeroko konsultowana z podmiotami zajmującymi się elektronizacją dokumentów w firmach, a także z Ministerstwem Cyfryzacji. Umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymagało doprecyzowania warunków, jakie musi spełnić pracodawca, aby dokumentacja pracownicza była właściwie zabezpieczona.
Do warunków tych należy zachowanie poufności, tj. ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych. Konieczne jest również zachowanie integralności, czyli spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak by każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad, oraz kompletności, co oznacza zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji. Z kolei zachowanie wymogu dostępności dokumentacji pracowniczej oznacza prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego. Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy i w tym okresie pracodawca musi zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania. Pracodawca musi także zapewnić takie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, aby nie groziło jej zniszczenie lub uszkodzenie. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej nie będzie obowiązkowe dla pracodawcy. Podejmie on decyzję o skorzystaniu z tego rozwiązania tylko wtedy, gdy będzie w stanie zagwarantować spełnienie warunków opisanych w ustawie.
Nawiązując do pytania dotyczącego ułatwienia obsługi, zaoszczędzenia czasu i kosztów poprzez prowadzenie akt pracowniczych w wersji elektronicznej należy podkreślić, że prowadzenie i przechowywanie akt pracownika w postaci elektronicznej będzie fakultatywne dla pracodawcy. W związku z powyższym korzyści w tym zakresie powinny być rozpatrywane indywidualnie – koszty związane z budową bazy danych odpowiadającej wymogom technicznym będą rekompensowane oszczędnościami z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej zamiast papierowej.
Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej powinno być tańsze. Można założyć, że w firmie zatrudniającej około 500 pracowników, koszty mogą być zmniejszone nawet o ok. 200 tys. zł rocznie (biorąc pod uwagę koszty pracy, papier, druk, transport, przechowywanie-archiwum, szafy pancerne).
Ponadto elektroniczne prowadzenie akt osobowych przyspieszy proces opracowywania dokumentów oraz skróci czas przeszukiwania akt, czyli oszczędzi czas pracodawców poświęcany na prowadzenie akt. Poprawi się również jakość dokumentacji, ponieważ nie będzie występował proces zużywania.
Jednocześnie, w związku z poprawą dostępności dokumentów w elektronicznym archiwum, ulegnie skróceniu czas obsługi byłych pracowników potrzebujących kopii dokumentacji pracowniczej lub zaświadczeń z kolejnych miejsc pracy.
Odpowiadając na pytanie dotyczące mocy prawnej dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej należy zauważyć, że projektowana ustawa przewiduje wprowadzenie zmian w przepisach Kodeksu pracy zmierzających m.in. do umożliwienia pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza) w postaci papierowej lub elektronicznej, zgodnie z wyborem pracodawcy. Projektowany art. 9411 Kodeksu pracy zakłada, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoznaczna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Jednoznaczne przesądzenie w przepisach Kodeksu pracy, iż obie postaci dokumentacji są równoważne ma istotne znaczenie nie tylko dla samych pracowników, których akta osobowe muszą obecnie być prowadzone w postaci papierowej, ale także dla organów kontrolnych oraz sądów. Podmioty te będą bowiem zobowiązane do równego traktowania obu postaci dokumentacji pracowniczej w postępowaniu kontrolnym i sądowym.
Mam nadzieję, że przedstawione powyżej informacje i wyjaśnienia uzna Pan za satysfakcjonujące i wyczerpujące.